Искусство успевать

1. У вас действительно слишком много работы, с которой в столь короткий промежуток времени невозможно справиться чисто физически.
2. Вы не умеете работать.
3. Вы просто неправильно распределили свое рабочее время.

Последний вариант встречается чаще. Если причина того, что при максимальной загрузке вы ничего не успеваете, именно в этом, можете облегченно вздохнуть, потому что проблема решаема: потребуется только немного самодисциплины и усердия в работе над собой.

Сегодня проблема неэффективного использования рабочего времени активно исследуется: в публикациях все чаще и чаще встречается понятие “самоменеджмент”. Последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике с целью оптимального использования своего времени.

Рассмотрим его основные положения.
Самое первое, что вы должны сделать, это выработать у себя привычку планировать рабочий день: составлять план, в котором будут указаны задачи, которые вам нужно решить, и действия, которые необходимо совершить.

Одно из преимуществ записывания планов – выработка навыка структурировать и упорядочивать свои мысли. К тому же бытует мнение, что это улучшает процесс запоминания.
Можно выделить правила, которые необходимо учитывать при составлении плана.

Правило 1. План на следующий день составляйте накануне вечером, внося в него все дела, которые вы не успели завершить в течение текущего дня.
Правило 2. Помните, что планировать день следует лишь на определенную часть рабочего времени, лучше всего на 60%.

В течение дня могут появиться непредвиденные дела и события. Актуально это для тех, чья работа непосредственно связана с клиентами: очень сложно бывает предугадать, сколько времени займет телефонный разговор или встреча, сколько будет клиентов и т.д.

Правило 3. Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто действия. Например, вместо “позвонить Иванову” – “согласовать с Ивановым условия предоставления услуги”.

Правило 4. Перед тем, как снять телефонную трубку, запишите основные вопросы, которые бы хотели выяснить. Это поможет повторно не упустить важные моменты и избавит от необходимости звонить одному и тому же человеку дважды.

Правило 5. Не впадайте в крайность чрезмерного планирования и намечайте лишь такой объем, с которым реально справитесь. Составляя невыполнимые планы, вы, во-первых, теряете время впустую (планирование в этом случае утрачивает смысл), а во-вторых, это может привести вас к ситуации, когда вы начнете сомневаться в собственных силах.

И это вполне естественно, ведь вы ничего не успеваете!
Правило 6. Задавайте точные временные нормы. Старайтесь устанавливать сроки выполнения для всех видов деятельности и избегать выражений типа “как можно скорее”. “Как можно скорее” – понятие относительное.

Что, собственно оно означает? Через час? В течение дня? На следующей неделе? Через 2-3 недели?

Без фиксации точных сроков при договоренности с другой стороной вы создаете благоприятные условия упреков и конфликтов: “Вы же обещали мне прислать это как можно скорее! Я жду уже третий день!” Точное и четкое определение сроков вызывает большее доверие.

Конечно, говоря, что отчет будет готов к 14.00 часам, вы должны быть уверены, что действительно успеете, иначе, дурной славы не минуть. Важным аспектом является определение сроков в ситуациях, когда не все зависит от вас.

Правило 7. Помните, что не следует приниматься сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Пик работоспособности, как правило, приходится на первую половину дня, когда желудок, поджелудочная железа, селезенка и сердце функционируют наиболее активно.

Этот уровень затем в течение дня больше не достигается. И в силу этого сложные и важные задачи следует выполнять в начале дня. Поэтому старайтесь приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью

Для эффективного использования рабочего дня условие составления плана обязательно, но недостаточно. Существует огромное количество нюансов. Попробуем озвучить наиболее существенные.
1. Прежде всего, старайтесь начинать день с позитивным настроением.

Не зря народная мудрость гласит: “Хорошо начать – полдела сделать”, “С плохим настроением не стоит лавку открывать”.
2. Выработайте для себя правило: “Сначала – немногие “жизненно важные” проблемы, а уже потом многочисленные “второстепенные”.

3. Никогда не допускайте, чтобы важные дела становились срочными. Как правило, на выполнение такого рода занятий отводится довольно много времени, но постоянное откладывание выполнения задания “на потом” приводит к тому, что приходится делать все в спешке.

Такое увиливание объясняется тем, что долгосрочные задания менее привлекательны из-за “отдаленности” результата. Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству нравится рубить дрова потому, что сразу за действием следует результат.

Поэтому непростые и крупные задания лучше выполнять небольшими порциями: например, выделить для этого около 2 часов в сутки. Цели и проекты делите на порции и выполняйте в течение достаточно длительного времени.

Так вы сможете фиксировать какие-то промежуточные результаты, которые будут мотивировать вас на продолжение работы над данным проектом. Что же до срочных дел, старайтесь выполнять их самостоятельно, не делегируя подчиненным.
4. Используйте временные промежутки.

Не оставляйте незаполненными незапланированные минуты или часы: даже последние секунды перед обеденным перерывом или концом рабочего дня посвятите планированию. Старайтесь использовать такие минуты с наибольшей пользой.

Таким образом, вы получите дополнительное время в свое распоряжение.
5. Своевременно делайте паузы. Рассматривайте их не как трату времени, а как подзарядку энергией во время отдыха.

Предусматривайте регулярные, но короткие паузы. Чтобы получить наибольший регенерирующий эффект от перерыва, предвосхитите его до того, как полностью пропадет способность к концентрации.

6. Все начатые небольшие дела, такие как просмотр корреспонденции, старайтесь завершать в течение одного дня. Всякая отсрочка выполнения может привести к дополнительным затратам труда, когда вы снова займетесь незавершенными делами и будете ликвидировать накопленные завалы.

Ну и конечно, в конце каждого рабочего дня необходимо подвести итоги проделанной работы и перенести невыполненные дела на следующий день. После этого можно смело отправляться домой, хорошенько расслабиться и обязательно похвалить себя за терпение и внутреннюю силу.

Вы этого достойны!
ladyjob.com.ua

Карта сайта |
• Разное
  • Здоровье
  • Покупки
  • Советы
  • Строительство
  • Техника
  • Услуги