Как бороться с нехваткой времени

Рабочий день заканчивается, а на столе горы бумаг и в голове уйма нерешенных вопросов. Нехватка времени – обычная проблема в работе каждого предпринимателя. Почему никогда ни на что не хватает времени?

Скорее всего, причина в неумении его планировать, а не в большом объеме.
Прежде всего план
Установлено, что на выполнение 80 % всего объема работы уходит не более 20 % рабочего времени – остальное съедает рутина.

Поэтому в первую очередь нужно четко определить стратегические цели и приоритеты и именно им посвятить те самые продуктивные 20 %.
Все дела следует разделить на четыре группы:
1. Важные и срочные
Нужно делать в первую очередь и желательно лично.

2. Важные и несрочные
Данные дела следует поместить в график выполнения долгосрочных задач.
3. Неважные, но срочные

Такие дела можно поручить кому – то из персонала и контролировать их выполнение.
4. Неважные и несрочные
Можно перепоручить подчиненным.
Ежедневник – незаменимый помощник в планировании времени.

В специальных графах вы сможете четко определить очередность выполнения дел соответственно их приоритетам.
Организация труда
Какую работу выполнять в первую очередь, а какие дела могут подождать?

Выполнение рутинной или сложной работы лучше разнообразить, перемежая ее чем – то другим. Например, 15 минут говорить по телефону, затем полчаса писать письма и т. д. Дела, требующие больших временных затрат, лучше разбить на этапы – завершив очередной этап, можно заняться чем – то менее важным.

Через каждые полтора часа работы можно устраивать 15 – минутный отдых.
И не нужно забывать об организации собственного рабочего места. Держите свой стол в порядке, чтобы каждая вещь, документ находились на своем месте.

Отдельная папка для входящих документов, отдельная для документов, которые готовите вы. Все подписано, везде наклейки, этикетки, указатели.
Пожиратели времени

Нет ничего более раздражающего, чем разного рода помехи, отвлекающие по пустякам в то время, когда вы заняты.
Отвлекать могут по – всякому: подчиненные, отрывающие от работы по поводу и без; партнеры, не спешащие закончить переговоры в срок; любители поговорить по телефону, заканчивающие беседу не раньше чем через полчаса, и т. д. Что же делать?

Для подчиненных необходимо четко определить круг должностных обязанностей и вопросов, которые они могут решать самостоятельно.
На общение с клиентами и партнерами должно уходить не более 50 – 60 % рабочего времени. Максимальное время переговоров – час.

Если они не приносят результата через 40 минут, их нужно прекращать. Словом, “научитесь говорить “нет”. “Нет” – это главный резерв экономии времени.
Свои привычки

Не откладывайте на потом трудные дела. Привычка “волокитить” решение того или иного вопроса съедает наше время двояко: откладывается решение и тем самым оттягивается и начало самой работы по этой проблеме.
Не тяните с нелюбимой работой.

Никому не хочется делать нелюбимые и неприятные дела. В таких ситуациях поможет только самодисциплина и контроль. Заставьте себя работать.

Итак, если вы станете более организованными, избавитесь от вредных привычек и, наоборот, приобретете такие, которые помогут работать еще лучше и быстрее, вы научитесь ценить время и будете получать от работы удовольствие.
Способы как обмануть время:

1. Точное определение целей.
2. Сосредоточенность на главном.
3. Создание стимулов.
4. Установка сроков.
5. Будьте решительны.

6. Умейте говорить “нет”.
7. Контроль времени пользования телефоном и интернетом.
8. Привычка к ведению заметок.
9. Фильтрация помех.
10.

Полное использование времени.
11. Меняйте занятия.
12. Контроль за свободным временем.
По материалам business.rin.ru

Карта сайта |
• Разное
  • Здоровье
  • Покупки
  • Советы
  • Строительство
  • Техника
  • Услуги