Как правильно организовать офисное пространство

Офисная мебель — что может быть проще? Казалось бы, главное, чтобы у сотрудников были столы, стулья, тумбы, шкафы. Но как определиться во всем многообразии мебельных предметов, представленных на рынке?

Как влияет организация офисного пространства на эффективность работы сотрудников компании? Что нужно знать при выборе офисной мебели, что необходимо предусмотреть, чтобы впоследствии не было мучительно больно за потраченные средства и драгоценное время?

Прежде чем ответить на эти вопросы, хочется рассказать о качестве мебели и дать несколько практических советов, выполнив которые вы сможете не только увеличить срок службы обстановки офиса, но и снизить риск заболеваний ваших сотрудников.
Каждый элемент мебели должен быть герметично закрыт, то есть все кромки столов, стеллажей, шкафов должны быть аккуратно «запаяны», лучше всего пленкой ПВХ.

Для внутренней отделки тех секций, которые не подвергаются интенсивному использованию, подходит окантовка так называемой меламиновой пленкой. Нужно обязательно смотреть на качество «запаек». От открытых участков будут исходить ядовитые испарения формальдегидных смол.

Таким образом, в случае «разгерметизации» швов сотрудникам вашего офиса скорее всего придется мучиться от головных болей и общих недомоганий.
Нередко в оформлении офисной мебели можно встретить кромку, которая «надета» на листы ДСП.

Такой вариант не только не отвечает требованиям элементарного качества, но и просто вреден для здоровья. И что немаловажно, далеко не всегда такая мебель экономит ваш бюджет. Зачастую она стоит столько же, сколько и качественная серийная мебель от крупных производителей.

Чтобы не тратиться на обновление мебели каждые несколько лет, нужно смотреть не только на гарантийный срок. Необходимо узнать условия эксплуатации мебели, выяснить, как она переживет, к примеру, переезд. Важно понять, что не вся мебель предназначена для перемещений.

Понятно, что на годы вперед мало кто знает, придется ли компании менять фактический адрес, но бизнес диктует свои условия. Сколько руководителей сталкивалось с тем, что переезд — это обязательные траты на обновление рабочих мест! А так ли они обязательны?

Что нужно знать о мебели, которую можно собирать/разбирать без ущерба для ее потребительских характеристик?
Соединение элементов мебели должно быть выполнено в вариантах либо металл-металл, либо металл-пластик. Соединение металла с ДСП крайне нежелательно.

Саморез, вкрученный в ДСП впервые, будет держать крепко, но, вкрученный повторно, уже утратит значительную крепость соединения, а на третий раз не будет держать вовсе. Такая мебель предназначена только для установки «раз и навсегда».

Или рассмотрим, к примеру, шкафы для сотрудников. Как правило, задняя стенка выполнена из тоненького листа оргалита, и, соответственно, крепление идет только по периметру. При передвижениях такие шкафы постепенно начинают шататься, складываться «в ромбик».

Данные шкафы предназначены для того, чтобы стоять на одном месте, у стены. Если задняя стенка шкафа несущая, то передвижения в офисе такой мебели не страшны.

Если стенка еще и выполнена в том же стилевом решении, что и фасадно-боковые части, то шкаф можно установить посередине комнаты, заменив им, к примеру, перегородку. Это дает значительное преимущество для более эффективного использования офисных площадей.

Существуют три подхода к организации офисного пространства. Первые два наиболее привычны и понятны.
Первый предполагает расстановку мебельных предметов исходя из быстроты, надежности при минимуме затрат и общем благоприятном впечатлении от самого вида мебели.

Как правило, именно этим подходом руководствуется 80% компаний. В результате на выходе офисы имеют различные варианты мебельных решений с разным соотношением перечисленных характеристик.

В целом среднестатистический офис обставлен недорогой, достаточно добротной мебелью, недостатками которой являются громоздкость, занимаемая ею площадь, цена переезда, проблемная эргономика и эффективность.
Второй подход также известен.

Здесь при организации офисного пространства руководством компании ставится задача создать интерьер. Именно так, с большой буквы. Для этой цели в ход идут различные нетрадиционные дизайнерские серии офисной мебели — как готовые варианты, так и «под заказ».

Подбирается такая мебель индивидуально, а выбор огромен. Все зависит от пожеланий заказчика и полета мысли дизайнера: хоть «офис самурая», хоть «замок рыцаря», даже «волшебное королевство» или «техногенный офис будущего».

Это весьма долгий и, мягко говоря, недешевый подход, который на выходе оставляет неизгладимое впечатление от образа офисного пространства.
Совсем недавно появился еще один подход к комплектации рабочих мест сотрудников, пионерами которого стали практичные немецкие производители, — это создание эффективного офиса.

Подход опирается на многолетние исследования в области эргономики и организации бизнес-процессов. Приняв на вооружение достижения европейских исследователей, адаптировав их к российской действительности, были успешно созданы и поставлены на поток мебельные серии, отвечающие не только «высшему пилотажу» создания эффективного офиса, но и бюджету многих предприятий и организаций.

Что же такое эффективный офис? Это офис, производительность труда сотрудников которого исключительно высока. Предметы мебели в нем используются как весьма мощный инструмент в создании бизнес-процессов и управлении ими.

Чтобы они шли по заданному руслу, предполагается проектировать офис с учетом их настройки. При этом предметы мебели должны гибко адаптироваться к меняющимся рабочим процессам (при легком движении руки или каблучка).

Здесь важно понять, что не существует «идеального» типового решения для всех. В каждом офисе проходят свои индивидуальные рабочие процессы, у каждой компании свой стандарт документооборота, своя система прохождения информации, свои процедуры общения между сотрудниками и еще масса индивидуальных черт.

Мебельные предметы в данном контексте используются по технологии «конструктора», и каждое рабочее место комплектуется исходя как из особенностей работы компании в целом, так и в соответствии с функциональными обязанностями каждого сотрудника. Работа дизайнера существенно отличается от работы финансиста, а работа финансиста — от работы менеджера по работе с клиентами, соответственно и рабочие места наполняться у них должны по-разному.

Данный подход достаточно требователен к самим мебельным предметам. Это должны быть мобильные, многофункциональные серии, а их элементы должны быть настроены на постоянное изменение офисного облика без потерь потребительских свойств самой мебели.

Цена комплектации эффективного офиса несколько выше стандартных мебельных решений — процентов на 15–20. Но если это позволит улучшить индивидуальную эргономику каждого сотрудника, в конечном итоге повысив производительность труда всего офиса, то оно того стоит.

Организация такого офиса может занять от двух месяцев и продолжать корректироваться в свободном режиме уже во время его работы и в прямой зависимости от рабочих процессов.
Многие руководители согласятся, что поставить над каждым сотрудником человека с «кнутом и пряником», который бы поминутно направлял действия подчиненного, невозможно.

Вводятся мотивационные стимулы, ставятся планы, пишутся приказы. Это работает, бесспорно. Более или менее эффективно, но работает.

Дополнительным стимулом к работе может стать правильно оборудованный офис.
Приведу несколько примеров по настройке некоторых офисных бизнес-процессов.
Использование небольших перегородок.

Возьмем простой экран с боковым вырезом к соседу: передать документы без лишних энергозатрат, улыбнуться и кратко что-то сказать сотрудник сможет, а вот долго говорить о своих удачных выходных — нет, устанет вытягивать шею. Разговаривать через перегородку не слишком удобно.

Когда по должностным обязанностям между сотрудниками плотного общения не предполагается, то такой вариант будет вполне оправдан.
Другой момент.

Если разместить, к примеру, план работы перед глазами сотрудника в зоне вертикальной визуализации, вероятность того, что он будет максимально выполнен, увеличится. План, «забитый» в компьютер, можно закрыть, на столе он легко теряется в кипе бумаг, постоянное напоминание со стороны руководителя может только раздражать.

А когда план находится в зоне регулярной видимости, это создает установку к действию.
Или такой пример. Работа менеджера состоит из многочисленных телефонных переговоров, допустим, с потенциальными клиентами, которым каждый сотрудник должен предоставить определенную информацию о своей фирме, товарах или услугах.

Однако менеджер — прежде всего человек, у которого может меняться настроение, желание говорить и возможность быстро переключиться от текущей деятельности на телефонный звонок. Чтобы каждый позвонивший клиент смог получить наиболее полную информацию, чтобы менеджер смог рассказать все главные преимущества, ничего не упустив, очень конструктивно и производительно поместить информацию (прямо по пунктам) перед глазами сотрудника, опять же на перегородку.

Понятно, что личные проблемы могут заставить вашего сотрудника рассказывать о компании и ее услугах без излишнего пиетета, но необходимый перечень информации он все равно выдаст.
Если бухгалтеру, который отправляет платежи, создать на рабочем месте максимальную приватность, то ошибок он сделает значительно меньше.

Он не будет отвлекаться на лишние помехи. А что касается шума, не думаю, что в каком-то офисе регулярно работает дрель или другая техника, создавая шум за пределами допустимых децибелов.

Перегородка с возможностью крепления различных аксессуаров позволяет не только сократить офисное пространство, занимаемое рабочим местом специалиста, но и освободить рабочую поверхность стола путем «подъема» многих необходимых офисных предметов и инструментов, сохранив их в зоне «быстрого реагирования». И все это — в личном пространстве сотрудника.

Все вышеуказанное формирует лояльность сотрудника к компании, в которой он проводит значительную часть своей жизни.
Но есть ряд функциональных обязанностей, при которых отвлекаться необходимо, например, для того чтобы отреагировать на входящих потенциальных клиентов, и т. д. Здесь также приходят на помощь различные мебельные предметы: столешницы с фронтальным или торцевым интерактивом, мобильные брифинг-приставки и т. д. Существенное отличие мобильных интерактивных зон от стандартных брифов не только в том, что они экономят офисные площади, но и в том, что используются как продолжение рабочей поверхности стола: сейчас я за ним работаю, пришли посетители, один поворот — и создана прекрасная зона для переговоров.

При этом сотрудник может сам при помощи только лишь мебели управлять своим общением. Возьмем, к примеру, подкатную тумбу.

Если у нее предусмотрена возможность служить одновременно и стулом, то нужному человеку сотрудник ее выкатит для более продолжительного общения, а тому, кто может впустую занять его время, — нет. Все просто, и в рамках элементарной вежливости.

За чужой тумбой под стол не полезешь, а говорить стоя долго не сможешь. Такая тумба позволяет не только эффективно использовать рабочее время, но и экономить офисные площади.

Стул для посетителей, который большую часть рабочего времени пустовал бы, занимая вхолостую офисное пространство, можно исключить из интерьера.
Зона хранения документации — ахиллесова пята любого офиса.

Многим менеджерам приходится регулярно работать с огромным количеством документов. Постоянная беготня от рабочего стола к шкафу и назад — не самый эргономичный вариант, поэтому у многих работников на столе образуется некая гора с многочисленными папками, бумагами, книгами.

Рабочая зона стола уменьшается до размера клавиатуры. Чтобы такого не происходило, работу с документами можно и нужно оптимизировать, предусмотрев, к примеру, специально встроенные «вытекающие» из рабочего места шкафы, тумбы, систему навесных аксессуаров, которые автоматически наводят порядок и увеличивают рабочую поверхность стола.

А документы длительного хранения перенести в шкафную секцию, например, в коридор, или зонировать ею помещение.
Все подходы имеют своего «любителя», все имеют право на существование. И здесь самое главное — выбрать для себя наиболее приемлемый вариант.

Решить, что важнее в данную минуту или что будет важно в перспективе. Чтобы сделать правильный выбор, важно знать, что искать.

Кстати, данные подходы можно комбинировать, например, кабинет руководителя оформить с точки зрения дизайна, рабочему персоналу организовать эффективный офис, а дополнительные помещения укомплектовать «простыми мебельными решениями».
Начинайте думать о покупке новой офисной мебели заранее, как минимум месяца за три, а то и за полгода до окончательного принятия решения.

К примеру, до ремонта, чтобы сразу предусмотреть, где будут проходить кабель-каналы, розетки, лампы и т. д. Оставьте время на разработку дизайн-проекта, его согласование, поставку мебели. Когда покупка совершается в срочном порядке, когда покупается не то, что хочется, а то, что есть в наличии, без учета индивидуальных особенностей работы офиса, – это непременно отразится на его последующей производительности, лояльности сотрудников, занимаемой площади и т. д.

Чтобы понять, насколько дорого вам обойдется офис, попытайтесь выяснить, что входит в так называемый пакет услуг мебельной компании. Предоставляет ли она бесплатно услуги по разработке дизайн-проекта (а лучше — нескольких вариантов), в какую сумму обойдутся доставка и сборка мебели, есть ли у компании постгарантийное обслуживание, оказывает ли она услуги по переезду офиса, может ли оформить мебель в лизинг или даже составить проект по принципам фэн-шуй (если вдруг вы являетесь приверженцем восточной философии и пространственных решений).
allmedia.ru

Карта сайта |
• Разное
  • Здоровье
  • Покупки
  • Советы
  • Строительство
  • Техника
  • Услуги