Как правильно спланировать рабочий день

Дел невпроворот… Знакомо? В такие моменты хочется, чтобы в сутках было не 24 часа, а как минимум 48. Впрочем, выход есть: организовать свой рабочий день, опираясь на методы “управления временем”.

О них – подробнее.
Вам знакома такая ситуация: телефон разрывается, электронный ящик пестрит сообщениями с пометкой “срочно”, а к завтрашнему совещанию еще надо прочитать три отчета и подготовить свой собственный?

И главное – непонятно с чего начинать, за что хвататься в первую очередь?! А тут еще коллега из соседнего отдела, который и кофе успевает попить, и всю работу переделать, и домой уходит вовремя.
Время на службе у человека

Цейтнот на работе – явление, в принципе, обычное, – в конце года, на завершающей стадии проекта, в период отпусков… Но если состояние аврала становится нормой, то есть повод задуматься. Ведь часто цейтнот возникает из-за неправильного планирования рабочего времени и неверной расстановки приоритетов: вместо того, чтобы сконцентрироваться на главном, мы размениваемся по мелочам.

“Время – деньги”, говорят в народе. Посыл ясен: расходуйте свое время так же бережно, как и содержимое своего кошелька. Вы же не потратите последние деньги на новый DVD, если у вас пусто в холодильнике?

Правильно распорядиться 8 часами рабочего времени поможет тайм-менеджмент (от английского time-management) – совокупность приемов и методов, позволяющих более эффективно использовать наши временные ресурсы.
Теория “управления временем” – именно так чаще всего переводится слово time-management на русский язык – появилась в 60-х годах прошлого века в западных странах как следствие экономического прогресса.

Объем работы менеджеров увеличился настолько, что они начали испытывать хроническую нехватку времени – не только в профессиональной, но и в личной жизни. Для борьбы с цейтнотом был разработан ряд методов по организации времени и повышению эффективности его использования.

Начни с себя
Хелен Ханнерфельдт
Впрочем, не все согласны с таким понятием как “управление временем”. “В распоряжении у каждого из нас – 24 часа в сутки, ни больше, ни меньше.

Поэтому управлять и организовывать нам приходится в первую очередь не время, а самих себя”, – говорит психолог-консультант по вопросам карьеры из Берлина Хелен Ханнерфельдт (Helen Hannerfeldt). И тут же приводит еще один аргумент. “О технологиях управления временем написаны десятки книг.

При желании можно посетить семинары на эту тему. Но вот о том, чтобы действительно применять новые знания на практике, каждый должен позаботиться самостоятельно, – говорит она. – Поэтому более корректным, чем “управление временем”, на мой взгляд, является понятие “самоорганизация” – от английского self-management”.

Итак, начинать надо с себя. Хелен Ханнерфельдт рекомендует понаблюдать за собой, чтобы определить, в какие часы вы работаете наиболее эффективно и уже в зависимости от этого планировать рабочий день.

Для планирования лучше всего использовать список дел – так называемый to-do-list, составлять который рекомендуется не на компьютере, а от руки. Вообще списки заданий – это один из самых известных инструментов тайм-менеджмента.

Считается, что они не только позволяют лучше организовать себя, но и дают положительный психологический эффект. Закончив дело и вычеркнув его из списка, мы мотивируем себя “продолжать в том же духе”.

Кроме того, по одному из методов тайм-менеджмента рекомендуется не только записывать все запланированные на день мероприятия, но и приблизительно рассчитывать время, которое вы планируете на них потратить. “Надо научиться оценивать, сколько времени у вас уйдет на выполнение того или иного задания и в соответствии с этим составлять свой рабочий график. А в конце дня желательно делать небольшую ревизию и смотреть, сколько вы успели, где просчитались, а где наоборот – справились быстрее, чем ожидалось”, – поясняет берлинский тренер по организации времени Хелен Ханнерфельдт.

Важно, неважно…
Составьте список дел – тогда вы точно ничего не забудете!
Очень часто, войдя в рабочий ритм, мы начинаем выполнять задания по мере их поступления, как говорится “на автомате”.

И нередко бывает так, что, потратив полдня на менее важные вещи, к концу работы мы вдруг осознаем, что отчет, который к завтрашнему утру ждет шеф, писать уже некогда. Чтобы верно расставить приоритеты и не хвататься за все подряд, эксперты рекомендуют использовать так называемый метод Эйзенхауэра.

Его суть заключается в том, что все дела делятся на четыре категории – “срочные и важные”, “срочные, но неважные”, “важные, но несрочные”, “неважные и несрочные” – и выполняются именно в такой последовательности. Считается, что такой подход к работе придумал и успешно применял американский президент Дуайт Эйзенхауэр, именем которого и названа методика.

“Конечно, есть опасность переборщить и поместить слишком много дел в категорию “срочные и важные”, что опять-таки провоцирует стресс. Но в целом этот способ очень хорошо помогает сконцентрироваться на главном”, – говорит психолог-консультант Хелен Ханнерфельдт.

Кроме того, по ее словам, опыт показывает, что дела, попадающие в последнюю категорию – “неважные и несрочные” – очень часто решаются сами собой.
Обязанности и цели
С чего начать?

Расставьте приоритеты!
Людям с развитым чувством ответственности любая работа кажется важной. Однако не стоит забывать и о том, что у вас, как у любого сотрудника, есть список заданий, четко прописанный в трудовом договоре.

Поэтому все, что напрямую не входит в ваши обязанности, вы с легким сердцем можете оставлять “на потом” или вообще игнорировать.
Не стоит забывать и о личных целях.

Эксперты рекомендуют сконцентрироваться на заданиях, которые обогащают ваш профессиональный опыт и помогают продвинуться по карьерной лестнице. Ну а рутинную работу – тот балласт, который волей-неволей приходится тащить с собой, следует по возможности оптимизировать или доверить другому исполнителю.

Может, часть заданий можно передать практиканту?
Подробнее о различных приемах и методах организации рабочего времена читайте завтра в статье “Все успевать: верное планирование – ключ к успеху”.

Карта сайта |
• Разное
  • Здоровье
  • Покупки
  • Советы
  • Строительство
  • Техника
  • Услуги