Как за 3 часа сделать больше, чем за 8?

В этой статье я хочу рассказать вам о том, как научиться работать намного быстрее и с лучшим качеством. Например, делать за 3 часа больше, чем за 8.
Но сначала небольшая предыстория.

Около 15 лет назад, я работал как настоящий Папа Карло. Мне начинало казаться, что в сутках больше 24 часов. И дело совсем не в том, что мне хотелось столько много работать.

Я работал по 9-10 часов в сутки, включая выходные.
При этом даже не могу сказать, что это мне сильно помогало. Еженедельно проходило совещание сотрудников, и я сразу пытался прятаться за чужие спины.

Это конечно не помогало, когда начинали обсуждать результаты работы, то на каждом совещании, без исключения, называли мою фамилию, и начинали “прорабатывать”. Претензии к моей работе были как по срокам выполнения, так и по качеству.

Я уже начал думать о том, что я ничего не умею и не могу в этой жизни. Немаловажно то, что в тот момент, без профильного образования, я не мог найти другую работу.
Тогда я взял и купил книгу по тайм – менеджменту.

В ней говорилось примерно следующее: Составьте список дел, определите, какие из них важные, а какие второстепенные, и начинайте делать дела, начиная с самого важного. А еще 20 процентов работы выдает 80 % результата.

Я честно пытался следовать данному плану на протяжении двух месяцев. Но реального результата достигнуто мной не было. Дело в том, что данная методика во многом рассчитана на работников среднего и высшего звена.

А я был в том время обыкновенным исполнителем.
Сами подумайте, как может наемный работник, выбирать: вот это задание я буду делать, а это не буду. Долго ли он останется на работе?

Конечно, некоторые задания являются более срочными, чем другие, но срочность и важность – это разные понятия. Но сказать, что со следующего дня я буду делать 20 % работы, а остальную не буду – это уже слишком.

В общем, пытался я составлять ежедневно план, выделять в нем важные дела, и делать в порядке важности. Я сразу скажу – это психологически очень тяжело. Если не верите, попробуйте, хотя бы неделю так работать.

А самое главное, я не почувствовал особого снижения нагрузки даже через 2 месяца такой работы. Как работал рабочий день с переработками, так и продолжал работать. Как работа была с большим нервным напряжением, так и осталась.

Добавилось только еще дополнительной работы – необходимости работать по ежедневнику, делая дела в порядке важности. В чем тогда смысл такого тайм – менеджмента?
Тогда я стал письменно анализировать свою работу.

Я завел тоненькую тетрадку, в которой записывал свои ошибки и сведения о том, как лучше нужно выполнять работу. Вот с такой маленькой тетрадки и начался мой путь к тому, что я стал работать не 9-10 часов в день, а в среднем 3-4 часа, не больше.

Оказывается, что не нужно утром думать о списке дел. Нужно анализировать свою работу по соответствующей системе.
Приведу элементарный пример, чтобы не углубляться в специфические вопросы.

Этот пример реально был в моей жизни.
Передо мной стоит следующая задача. Из Мэрии пришло письмо. Необходимо написать ответ и отнести.
Вроде все просто.

Начинаем делать. Пишем письмо. Подписываем у руководителя. Идем в бухгалтерию, ставим печать.
Несем в Мэрию.

Жаль, но сегодня в Мэрии неприемный день. Возвращаемся обратно.
Второй раз несем в Мэрию, стоим в очереди, письмо не принимают, так как нет ссылки на номер письма, на которое дается ответ.

Пишем письмо второй раз. Идем к руководителю, подписываем. Идем в бухгалтерию, главного бухгалтера нет на месте. Главный бухгалтер появляется, ставим печать.

К сожалению, приемное время уже кончилось, ждем следующего дня.
Третий раз идем в Мэрию, стоим в очереди, сдаем письмо.
Через 3 недели, в приемной руководителя раздается звонок из Мэрии, хотят переговорить по данному письму.

Секретарь не знает, кто писал письмо, поэтому соединяет с руководителем. Через 10 минут выясняется, что исполнитель я. Выслушиваю все, что думают о моем профессионализме. Оказывается, что необходимо донести часть реквизитов организации.

Пишем письмо с реквизитами, подписываем, ставим печать. Идем в Мэрию, сдаем.
Еще через неделю получаем ответ.

Не удивительно, что в процессе такой работы, мне приходилось работать много, и работа была нервная. Не каждый руководитель хорошо относится, когда одно и то же задание переделывается по несколько раз.
Может быть, вы мне скажете, что у нас так не работают.

У нас есть установленная форма бланка письма, и мы знаем приемное время.
Не забывайте, что я привел данный пример только из-за его простоты. Если у вас делаются письма на бланках организации, то это не значит, что вы работаете без ошибок и переделок.

Ведь если человек письменно не анализирует свою работу, то он чаще всего не замечает свои ошибки, а если замечает, то он забывает о них через несколько месяцев или лет.
В 90 % наших организаций, даже крупных, и системно выстроенных с самого начала, люди совершают массу ошибок.

Может быть не таких очевидных, но он этого принципиально ничего не меняется. И дело даже не в самих ошибках, а в том, что эти ошибки постоянно или периодически повторяются.

Давайте теперь посмотрим, что я пишу в свою тетрадь эффективности:
- Приемное время … отдела в Мэрии, понедельник и четверг с 9 до 13, телефон ХХХ, специалист Лариса Ивановна,
- Если письмо пишется в ответ на другое письмо, то необходимо указывать реквизиты первоначального письма, входящий номер и т.д., возможно прикладывать копию.
- Внизу письма всегда необходимо указывать фамилию исполнителя и его телефон.

- Все письма необходимо делать на бланке, в котором указывать все возможные реквизиты организации.
Теперь выполнение такой задачи сводится к следующему:
- Пишем письмо на бланке, подписываем у руководителя, ставим печать в бухгалтерии, указываем реквизиты письма, на которое дается ответ, указываем исполнителя,
- В приемное время сдаем письмо в Мэрию,
- Через неделю забираем ответ.

Сколько по времени отличаются первый и второй вариант поведения? В среднем на первый вариант поведения затрачивается 4 часа, а на второй 12 часов. Вы представляете, в три раза отличаются по временным трудозатратам разные варианты поведения.

И не менее важное – это снижение нервной нагрузки и увеличения самоуважения.
В первом варианте поведения на бесполезную работу ушло 8 часов. Огромное время. Сколько можно отдыхать!

Вот где оказался кладезь снижения нагрузки! Нужно просто избегать ошибок, при выполнении работы. И второе – если работа имеет несколько вариантов поведения, различающихся по трудозатратам, нужно зафиксировать, какой из вариантов наилучший, и действовать только в соответствии с ним.

Каждая запись в тетради эффективности – это десятки часов в год работы. Иногда очень тяжелой работы. Ведение тетради эффективности есть 20 %, которые дают 80 %. Помните об этом.

Да, многие люди говорят мне, что они и так помнят свои ошибки, и их не повторяют. Поэтому нет смысла их записывать и анализировать. Я думаю, что это самое глубочайшее заблуждение. И это заблуждение мешает вам работать меньше, и с меньшей нервотрепкой.

Человек помнит в лучшем случае несколько десятков своих возможных ошибок, и вариантов эффективного поведения. Еще сотни остаются неосознанными, либо забываются.

Скажу вам честно, пример, который я вам привел с письмом, повторился примерно в том же варианте, где-то через 8 месяцев. Только после этого я занес его в тетрадь эффективности.

Очень смешно вспоминать сейчас, как опять позвонили из Мэрии, не мне, а руководителю, только из-за того, что на письме не было телефона исполнителя. Тогда это мне не казалось смешным. Даже грубые ошибки повторяются через несколько месяцев или лет. Что говорить о мелких.

Итого:
Одной из главных причин того, что человек много работает, является то, что он допускает много одних и тех же ошибок.
Вторая причина неэффективности работы в том, что человек иногда делает работу хорошо, но не фиксирует это лучший вариант работы.

В другие разы он может сделать работу по-другому, то есть более трудозатратным способом.
Когда я стал периодически заполнять свою тетрадь эффективности, то уже через 2 месяца я стал работать в среднем по 6 часов в день, а не по 9-10, и перестал выходить на работу в выходные дни.

К сожалению, этот метод, в такой простой вариации, работает примерно до 20-40 записей. При большем количестве записей ведение тетради начинает надоедать, и начинает казаться, что ошибочных вариантов поведения практически нет.
Это не так.

Тетрадь эффективности еще поможет вам работать как минимум еще на 30 % меньше. Как это сделать в следующей части.

Я не раз размышлял, не связано ли то, что большинство работников, через 2-3 года работы, останавливается на планке 6 часов в день, когда начинающим нужно 8-10 часов в день, чтобы выполнить работу.
Почему не 3 часа в день, или может быть еще меньше.

Мне кажется, что причина как раз в том, что за 2-3 года, человек осваивает как раз 20-40 вариантов эффективного поведения. Они могут сохраниться в его памяти.

Но когда хочется работать еще меньше, то они этого уже в подавляющем большинстве уже не могут, кроме может быть отдельных людей, у которых есть природные способности к такой работе.
Однако это рубеж можно перейти. Об этом в следующих частях.

Я уверен, что любой человек, в течение года может так научиться работать, что он будет работать 3-4 часа в день, выполняя при этом полностью свои рабочие обязанности. У меня получилось именно так и не один раз.

Я стал работать по 3-4 часа в день, при этом вышел про производительности на 2 место из 20 человек. (Этого я правда не хотел, так получилось само собой).
Попробуйте применять в своей жизни тетрадь эффективности, и у вас будут такие же результаты.

Карта сайта |
• Разное
  • Здоровье
  • Покупки
  • Советы
  • Строительство
  • Техника
  • Услуги