Маленький генерал большого войска

замечают, перед ними заискивают, их посылают за продуктами и
заставляют по сто раз в день заваривать кофе…
Они, в свою очередь, вяжут мужьям свитера, болтают по телефону,
рассказывают о начальнике басни, разносят слухи и, в конце
концов, выходят замуж за шефа.

Угадали, о ком речь? Значит, вы достаточно насмотрелись старых
фильмов! Ибо нынешний секретарь – это лицо и душа фирмы,
связующее звено между руководителем, подчиненными и
посетителями.

А еще – это нелегкий труд, требующий максимальной
ответственности за все, что происходит в коллективе. Кроме
этого, секретарь должен быть хорошим психологом, координатором
всех мероприятий, знатоком современной офисной техники,
эрудитом, доверенным лицом и просто порядочным человеком.

Трамплин для старта
Слово “секретарь” в переводе со старолатинского означает
“доверенное лицо”. В любой уважающей себя фирме первым вас
встретит секретарь.
А с чего начинается секретарь? Распространено мнение, что с…

не поступившего в вуз абитуриента. Лет эдак десять назад
сердобольные мамаши всеми мыслимыми и немыслимыми способами
пытались пристроить свое чадо на “тепленькое место”. Но эти
времена канули в лету.

Судя по анализу статистики кадровых агентств, только 12
процентов нынешних работодателей согласны взять на эту должность
“девочку с улицы”. Остальные 88 поступают по западному образцу,
то есть подыскивают себе профессионалов через кадровые
агентства.

Сегодня на эту профессию существует колоссальный
спрос у солидных фирм, и требования к секретарям у них самые
высокие. С них и начнем:
 - Высшее образование. Гуманитарно-лингвистическое (со знанием
иностранного языка) или техническое (для фирм, занимающихся
техникой).

Особое предпочтение отдается тем, кто наряду с
дипломом имеет свидетельство об окончании специальных курсов.
 - Опыт работы. Его требуют 87 процентов работодателей.

 - Знание компьютера (работа с программами текстового редактора,
таблицами и базами данных), оргтехники и делопроизводства.
 - Знание языков. В большинстве случаев – английского.

 - Умение общаться с людьми, выдержка, доброжелательность,
спокойный характер.
Кроме этого, у работодателя, подбирающего секретаря, есть и
особые предпочтения.
Возраст

В последние два года существует огромный спрос на женщин от 25
до 35 лет. Это женщины, которые уже имеют некоторый жизненный
опыт, умеют общаться с людьми, а также владеют искусством
“подать себя”.

Уверенная в себе 30-летняя женщина даст “фору”
любой юной особе, считают работодатели.
Семейное положение
Предпочтение отдается замужним: им не нужно устраивать личную
жизнь, у них есть опыт налаживания отношений, они спокойнее
переносят эмоциональные нагрузки.

Внешность
Представитель английской фирмы в Украине, подыскивая себе
секретаря, воскликнул: “Ваши женщины демонстративно красивы!” -
и… до сих пор пребывает в поисках.

Как правило, не проходят
собеседование при приеме на работу женщины полярно различные:
очень яркие и “никакие”. Ценится сдержанная деловая внешность,
не отвлекающая от работы, но и не отпугивающая посетителей своей
полной безликостью.

Из всех заказов, поступающих в кадровые агентства от
работодателей, заказ на секретаря вот уже несколько лет
удерживает четвертое место (впереди – менеджеры по продажам,
бухгалтеры и инженерно-технические работники). От уровня
профессионализма претенденток зависит их будущая зарплата и
возможность карьерного роста.

Зарплата
На уровень зарплаты влияет знание иностранного языка.
“Разговорный уровень” оценивается в 100 у. е., за свободное
владение платят 150, за умение переводить можно рассчитывать на
зарплату в 200 у. е.

Карьера
Как правило, секретарь знает “обо всем понемножку”, поэтому
возможность карьерного роста у него есть только в направлении
административной деятельности.

Например, он может стать офис-
менеджером, заместителем директора по общим вопросам или же
менеджером по рекламе. Чтобы занять более высокую должность,
необходимо получить специальное образование.

Сейчас большинство
фирм и предприятий предпочитают выращивать свои кадры. Поэтому
любая позиция, которую вы занимаете, может стать для вас
трамплином для старта.
Душа и лицо фирмы

Итак, вы успешно прошли собеседование и со счастливым лицом
выходите на работу в солидную фирму. Главное, что от вас
требуется, – сохранить это же выражение до конца рабочего дня. И
не только сегодня.

Ведь первый человек, которого видит
посетитель, – это очаровательная секретарша: безупречно одетая,
аккуратно причесанная и доброжелательно приветствующая его.
Отныне вы – связующее звено между начальником и подчиненными.

В
ваши обязанности входят:
 - встреча и прием посетителей;
 - ответы на телефонные звонки;
 - планирование и организация деловых встреч;
 - разработка плана рабочего дня и распределение времени
руководителя;
 - оформление документации.
Но даже качественно выполняемые обязанности и хорошие внешние
данные сведутся к нулю, если вы не обладаете искусством быть
“хозяйкой” положения и создавать в офисе доброжелательную
атмосферу.

Поэтому следует знать и несколько общих требований к
вам, как к личности.
То, как вас будут воспринимать сотрудники, зависит от вас самой.

Ведь не секрет, что профессия секретаря предполагает некоторое
состояние “подвешенности”: вам нужно умело балансировать между
начальником и подчиненными, сохраняя при этом хорошие отношения
со всеми. Это, пожалуй, самая сложная психологическая нагрузка в
этой профессии.

Придерживаться “золотой середины” способен
далеко не каждый.
Если вы только начинаете работать, вам, как настоящей актрисе,
нужно тщательно продумать модель поведения. Их достаточно много.

А вот какую избрать, а от какой отказаться наотрез – решайте
сами.
“Подружка”
“Зайдите как-нибудь ко мне – поболтаем!” – вот опасная фраза для
расслабившейся начальницы, ухватившись за которую секретарь-
“подружка” станет завсегдатаем начальственного кабинета.

Основная цель такого секретаря – во что бы то ни стало добиться
расположения руководителя. Причем для достижения этой цели она
будет использовать любые методы вплоть до собирания сплетен или
доставания дефицитных или ультрамодных безделушек.

Увлекшись
этой ролью, секретарь-”подружка” рано или поздно вызовет
антипатию и у руководительницы, и у коллег. Поэтому не
переступайте грань дозволенного, запомните несколько правил:
 - Если ваш руководитель – женщина, не одевайтесь ярче или же
дороже ее.

Не пытайтесь показать, что вы – моложе и красивее. И,
говоря проще, не учите ее жить.
 - Если ваши отношения действительно переросли в искреннюю дружбу
- не афишируйте ее на работе.

Соблюдайте субординацию.
Недопустимо обращение на “ты” в присутствии посетителей и
сотрудников.
 - И уж, конечно, став поверенной некоторых секретов, не
выбалтывайте их другим сотрудникам.

“Центр Вселенной”
Ее, как правило, называют уважительно-ласкательным именем
(“Шурочка” или “Машенька”) и почтительно стоят над столом в
ожидании, когда же она соизволит оторваться от телефона.

Зачастую у женщин, занимающих должность секретаря, развивается
мания величия, им кажется, что именно они – самое важное лицо в
фирме. Такая секретарша разговаривает с работниками так, будто
они ей чем-то обязаны.
Такое поведение недопустимо.

Вы должны четко уяснить, что
являетесь таким же членом коллектива, как и другие, с тем лишь
отличием, что имеете больший доступ в кабинет руководителя. Да и
то иногда только для того, чтобы занести туда поднос с чашкой
кофе.
Не превышайте своих полномочий.

В такой манере поведения
существует опасность “продержать” в приемной очень нужного фирме
человека. Сделка может не состоятся по вашей вине.
“И вашим, и нашим”

Секретарша-лицемер изо всех сил старается угодить всем. Она с
удовольствием поддерживает разговоры о недостатках как
сотрудников, так и самого руководителя.

Иногда она сама
провоцирует людей на откровенность, чтобы в нужный момент
использовать ее по своему усмотрению.
Таких людей не любит никто. Помните: тайное всегда становится
явным.

И ваше чрезмерное желание поднять свой авторитет в глазах
коллектива или руководителя за счет мелких интриг обернется
против вас. С вами просто перестанут разговаривать.
“Своя в доску”
Такую секретаршу обожают буквально все.

В случае опоздания она
всегда “скостит минутку” или же “прикроет” ранний уход с работы;
она с готовностью побежит на рынок за свежим сыром для тещи шефа
и безропотно сделает внеплановую работенку, подкинутую неопытным
коллегой. Она знает о личной жизни сотрудников и начальства
буквально все, но никогда не сболтнет лишнего.

Она готова сидеть
на работе хоть до следующего утра, скрывая свое плохое
самочувствие. Коллеги платят ей той же любовью. Порой просто не
замечая, что “душка” выбивается из сил.

Вы – находка для любой организации. Но у вас есть опасность
стать “загнанной лошадью” и утратить собственную
индивидуальность.
Соблюдайте меру. Конечно, коллектив – ваша вторая семья, но это
не значит, что вы должны усыновить и удочерить каждого
сотрудника.

Научитесь тактично и вежливо говорить иногда “нет”, если просьба
не касается профессиональной сферы.
“Карьеристка”
Самый опасный тип секретарши (как, впрочем, и женщины вообще).

Устроившись на работу на скромное место секретаря, она днем и
ночью мечтает о том, как бы быстрее и выше подняться по
служебной лестнице. На “карту” она ставит буквально все: дружбу,
хорошие отношения с коллегами, знание секретной документации.

Она хитра, умна и амбициозна. Такая женщина опасна еще и тем,
что тщательно скрывает свои далеко идущие планы, и если
достигает намеченного, то в основном за счет своей
изворотливости.
Вы можете добиться своей цели, если на самом деле умны,
талантливы и образованы.

В противном случае ваше чрезмерное
желание выбиться “наверх” станет заметно и осмеяно окружающими.
Вы навсегда потеряете уважение коллег.
Если вы хотите сделать карьеру, не прибегайте к интригам и
лицемерию.

Ничто не помешает вам честным путем получить еще одно
образование и занять должность, о которой мечтаете.
“Золотая середина”
Лучший тип поведения секретаря.

Она соблюдает чувство меры в
отношениях со всеми – руководителем, коллегами, посетителями,
добросовестно справляется со своими обязанностями и умеет
общаться со всеми – от уборщицы до представителей иностранных
фирм. Чувство собственного достоинства у нее не переходит в
манию величия, а желание угодить – в подхалимство.

Она -
незаменимый член коллектива и надежный помощник шефа. Ради
собственного благополучия она не поступится нравственными
принципами. Ей в равной степени доверяют и начальник, и
подчиненные.
Если вы обладаете всеми этими достоинствами, вы – прирожденный
секретарь.

И, как говорил Наполеон, “вас ждут великие дела”,
ведь вы – маленький генерал большого войска. А по мнению
посетителей, визитная карточка офиса. Ведь именно по вас судят и
о начальнике, и о фирме в целом.
www.vakansii.com.ua

Карта сайта |
• Разное
  • Здоровье
  • Покупки
  • Советы
  • Строительство
  • Техника
  • Услуги